Dutch process innovators over het belang van integraal procesmanagement

Dutch process innovators (dpi) is een jong en vernieuwend project- en adviesbureau met een frisse blik op de bouw, infra, energie en industrie, dat zich richt op alle processen die nodig zijn om een project succesvol te realiseren én te onderhouden. Dat doen ze voor tenders en projecten, omgevingsmanagement en assetmanagement. Hoe je projecten effectief kunt managen en hoe de aanpak en procesgedachten van dpi naadloos aansluiten op onder andere gww-projecten, vertellen Jesse Brandt, procesontwikkelaar en adviseur, en Ileen van den Berg, project- en procesmanager. 

Bouwen aan de toekomst, een opgave van formaat

“We weten allemaal dat opdrachtgevers én opdrachtnemers in deze sectoren voor een ingewikkelde opgave staan”, begint Jesse. “Door de groeiende vraag naar infrastructuur, de dringende behoefte aan duurzame energiebronnen en de aanhoudende stedelijke ontwikkeling komen deze sectoren onder druk te staan. Er is behoefte aan oplossingen die niet alleen aan de verwachtingen van vandaag voldoen, maar ook inspelen op de behoeften van de toekomst.”

Complexe processen

“Vooral bij grote projecten zien we dat er tijdens de verschillende projectfases allerlei complexe processen spelen”, haakt Ileen aan. “De projecten duren vaak meerdere jaren, waarbij er per fase verschillende belanghebbenden en disciplines betrokken zijn. Dit leidt nog wel eens tot communicatieproblemen, vertragingen en budgetoverschrijdingen. Daarbovenop komt de toenemende maatschappelijke aandacht voor duurzaamheid én de noodzaak om technologische innovaties te omarmen. Alles bij elkaar voldoende redenen om de diverse processen die binnen zo’n complex project aan bod komen goed te organiseren.” 

Gelijkwaardige partners voor optimaal resultaat

Ileen constateert echter dat partijen zoals aannemers vaak een rol uitvragen, als ze hulp zoeken bij het optimaliseren van de projectprocessen. “Maar in plaats van een specifieke rol in te vullen, kijken wij liever naar welk resultaat ze willen bereiken. Door als procespartner aan te sluiten bij de opdrachtnemende partij, en te fungeren als onderdeel van het team, houden wij de focus op de behoeftes bij dit project en kunnen we hen optimaal ondersteunen in de route daarnaartoe.” Jesse vult aan: “Door samen met de aannemer als gelijkwaardige partners een project te draaien, kunnen zij zich bezighouden met hun corebusiness (ontwerpen, bouwen, inhoud) en zorgen wij dat alles daaromheen goed georganiseerd is. Of het nou gaat om de tenderfase, de uitvoering of gericht op asset- of omgevingsmanagement, samen zorgen we ervoor dat het project zo soepel en beheerst verloopt.” Ileen zegt dat dpi vaak fungeert als de lijmende factor tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. “We kijken wat het beste is voor het project en sturen daarin beide partijen aan.”

De vraag achter de vraag

Ze vervolgt: “Daarbij sluiten we zoveel mogelijk aan bij de werkwijze van de aannemer. Bovendien nemen we proactief mensen mee in de processen. We zijn niet bezig met het proces om het proces, maar geven hier juist een heel praktische invulling aan.” Jesse: “Om bouwprojecten zo beheerst mogelijk uit te voeren, doorlopen we een aantal stappen. Als eerste analyseren we de doelstellingen, behoeften, verwachtingen en risico’s. Daarbij moet je als procesmanager verder kijken dan de klantvraag en de projectbehoefte als geheel helder zien te krijgen. Dat noemen we bij dpi ‘de vraag achter de vraag’.” Ileen legt uit dat de vraag die bij dpi terecht komt namelijk lang niet altijd het werkelijk probleem of de behoefte van de aannemer is. “Wanneer de projectbehoefte helder is, maken we een plan van aanpak en bepalen we de strategie waarmee de gestelde doelen behaald kunnen worden. Vervolgens leveren we de beloofde prestaties op basis van die aanpak. Uiteraard zijn we scherp op de afspraken die er gemaakt zijn en houden we bij welke resultaten we daarmee bereiken. Tussentijdse evaluaties waarbij we toetsen of de aanpak nog past bij de projectbehoefte, zorgen samen met innovatie voor continue verbeteringen tijdens het proces.” Dpi pakt de projecten bij voorkeur risicodragend op. “Niet op uurbasis, maar met een vaste prijs waarbij wij heel prestatiegericht ons werk doen.”

Integraal procesmanagement

“Een dergelijke integrale benadering van procesmanagement draagt bij aan efficiënter en effectiever werken en het beter in kaart kunnen brengen van eventuele knelpunten in een vroegtijdig stadium”, vindt Jesse. “Hierdoor is tijdig bijsturen mogelijk en wordt het project beter beheersbaar. Een ander voordeel is dat er zo een hogere overdraagbaarheid ontstaat.” Hij licht dat toe: “Als een groot complex project naar een einde toeloopt, moet deze op de juiste manier overgedragen worden aan de projectopdrachtgever. Het is belangrijk dat alle informatie op een beheerste wijze wordt gedeeld en de juiste mensen op het juiste moment worden ingezet zodat het werk tijdig en compleet wordt opgeleverd en overgedragen.” Dankzij onze holistische aanpak, gericht op het verbeteren van de processen en het bevorderen van een naadloze samenwerking, kunnen grote en complexe projecten effectief gemanaged worden”, zegt Jesse tot slot.