Geïntegreerde ERP-software voor de hele organisatie

In de GWW maakt efficiëntie vaak het verschil tussen een soepel draaiend project en een kostbare vertraging. Veel bedrijven in de sector worstelen nog met dubbele gegevensinvoer, losse systemen en een trage informatiestroom tussen uitvoering en kantoor. Het gebruiksvriendelijke, geïntegreerde InfraWorks van BouwInfosys doorbreekt dit patroon met een eenvoudige, maar krachtige belofte: gegevens worden één keer ingevoerd – dáár waar ze ontstaan – en zijn direct bedrijfsbreed beschikbaar.

Grondwerkers, machinisten en uitvoerders leveren dagelijks een flinke hoeveelheid cruciale informatie: urenregistraties, gebruikte materialen, inzet van materieel, transportgegevens en soms zelfs specifieke metingen of weeggegevens. In veel organisaties wordt deze informatie nog handmatig overgeschreven, verwerkt in spreadsheets of via losstaande tools naar kantoor gestuurd. Dat kost niet alleen veel tijd, het vergroot ook de kans op fouten en kan ertoe leiden dat actuele informatie vaak te laat beschikbaar is om snel bij te kunnen sturen.

Eénmalige invoer op locatie

InfraWorks verandert dit radicaal. “Medewerkers in het veld voeren hun gegevens direct in via een gebruiksvriendelijke app of tablet”, vertelt Arno Berwers, verantwoordelijk voor marketing & sales bij de Helvoirtse softwareleverancier. “De uren van mens en machine, transportregistraties, weegbruggegevens en digitale werkbonnen worden ter plekke geregistreerd. Dat voorkomt een stapel administratie aan het eind van de dag, dubbele invoer op kantoor en discussies over onduidelijke handschriften of ontbrekende data.”

Maatwerk

De software is geen generieke ERP-oplossing, maar juist ontwikkeld in nauwe samenwerking met bedrijven in de grond-, weg- en waterbouw. Daardoor sluit het pakket zeer goed aan bij de realiteit van de werkvloer. Inclusief specifieke functies, zoals afvalstroombeheer en capaciteitsplanning voor mensen en machines. “Interface en achterliggende workflows zijn afgestemd op de praktijk: duidelijke velden, logische stappen en minimale tik- of klikacties”, aldus Berwers. “Ook voor medewerkers die niet dagelijks met computers werken, is de bediening intuïtief.”

Naadloze integratie met backoffice

Het echte voordeel van InfraWorks zit ‘m in de integratie met de rest van de organisatie. Zodra een grondwerker op de telefoon diens uren heeft ingevoerd of een chauffeur op een tablet (of mobiel) een transport heeft geregistreerd, is deze informatie direct beschikbaar voor de medewerkers op kantoor. “Op het gebied van planning zorgt de software ervoor dat personeel, materieel en materiaal slim worden ingezet”, vervolgt Berwers. “Voor de projectadministratie levert de tool actuele voortgangsrapportages en kostenbewaking op. Maar het gaat verder. De facturatieafdeling kan werkzaamheden sneller en foutloos factureren. En qua voorraadbeheer biedt de tool alle mogelijkheden om leveringen en verbruik scherp in de gaten te houden.” Omdat alle afdelingen met dezelfde actuele informatie werken, wordt de kans op fouten (en de daarmee samenhangende faalkosten) sterk verminderd. Dubbele registraties, verouderde gegevens en inconsistenties behoren dan ook definitief tot het verleden.

Buíten de bedrijfsmuren is het profijt al even groot. “De uitvoerder buiten kan met behulp van het uitvoerdersportaal op de tablet bijvoorbeeld de productie op de verschillende bestekposten binnen het project bijhouden”, legt Berwers uit. “Direct na ingave van de gegevens kan de weekstaat definitief worden verklaard en de termijnstaat opgesteld worden.” 

Raamovereenkomsten

Veel gemeenten en andere opdrachtgevers sluiten raamovereenkomsten af voor terugkerende werkzaamheden. Met InfraWorks kunnen die eenvoudig op een tablet worden geregistreerd en via de bestekadministratie worden afgerekend. Dat scheelt veel (papier)werk! Niet raar dat veel bedrijven de software inmiddels hebben geïntegreerd in hun dagelijkse werkprocessen. Met als resultaat meer efficiëntie, rust en overzicht. “Alles zit in één systeem: van calculatie tot en met facturatie”, meent Berwers. “Omdat iedereen naar dezelfde informatie kijkt, kunnen er sneller beslissingen worden genomen. InfraWorks verkort en verbetert de informatieketen aanzienlijk. Gebruikers die hun processen wensen te stroomlijnen en klaar willen zijn voor de eisen van morgen, zetten met het pakket dan ook een logische stap vooruit.”