Elzinga Groep kiest na grondige selectie voor Metacom van VanMeijel

De Elzinga Groep uit Uithuizermeeden is een familiebedrijf dat met de tijd mee verandert. Wat in 1946 begon als loonbedrijf, is uitgegroeid tot een veelzijdige organisatie in metaal, grondverzet, bulkoverslag, transport, wegenbouw en aanneming. Vier werkmaatschappijen, twee cao’s, verschillende systemen én een groei die vraagt om meer structuur. “Dat moest efficiënter”, vertelt algemeen directeur Anton Scheltinga. “We zochten één systeem dat ons écht verder kon helpen. Na een grondige selectieprocedure zijn we uitgekomen bij VanMeijel.”

Geen standaard aanpak

De diversiteit van Elzinga’s activiteiten brengt organisatorische uitdagingen met zich mee. “Onze werkmaatschappijen draaien allemaal op hun eigen manier”, legt Scheltinga uit. “Bij de metaalbedrijven ontwerpen, bouwen en keuren we hijs- en hefmiddelen. In de gww verzorgen we overslag met vijftien Sennebogen-kranen, hebben we een vloot vrachtwagens en zijn we actief in aanneming: van grondverzet en -verbetering tot infra, en van woon- en bouwrijp maken tot landschapsinrichting. Elk onderdeel kent zijn eigen dynamiek, systemen en werkwijze.”

Van wildgroei naar structuur

Acht jaar geleden begon Scheltinga als interim bedrijfsleider bij Elzinga Machinefabriek en Hijsspecialist met de opdracht het ERP-systeem te optimaliseren. “Door mijn ervaring in allerlei functies – van verkoop tot engineering en van directie tot controlling en administratie – zie ik snel waar processen niet goed op elkaar aansluiten. Iedereen had zijn eigen stukje aardig ingericht, maar de samenhang ontbrak.” Toen hij vier jaar later algemeen directeur werd van de hele groep, kwam de vraag op tafel: hoe digitaliseer je een organisatie met zulke verschillende werkmaatschappijen? 

“We wilden voorkomen dat informatie verloren gaat of werk dubbel gebeurt. En dat begint met je processen goed inrichten. Niet alles is opgelost met de aanschaf van een ERP-pakket, dus hebben we eerst intern orde op zaken gesteld. Maar al snel bleek dat we simpelweg niet de juiste software hadden voor onze manier van werken. Toen zijn we op zoek gegaan naar één oplossing die alles verbindt, zonder de praktijk uit het oog te verliezen.”

Grondige selectieprocedure

Samen met een intern team stelde Scheltinga een longlist op van mogelijk geschikte ERP-systemen. Daaruit volgde een shortlist van drie. “Elk pakket moest een uitgebreide demo geven op basis van onze eigen businesscase. Van aanbesteding tot nacalculatie, van planning tot onverwachte wijzigingen in het veld. We wilden weten: hoe gaat het systeem om met onze praktijk?”

VanMeijel kwam met Metacom als beste uit de bus. “Ze waren goed voorbereid en konden onze vragen beantwoorden. Maar met name hun openheid gaf de doorslag. Wat ze kunnen, kunnen ze goed. En wat toen nog niet mogelijk was, werd óf duidelijk onderbouwd waarom het niet kon (dus: moet je het dan wel willen), óf ze zeiden: interessant, dat gaan we onderzoeken. Dat gaf vertrouwen.”

Standaardiseren zonder frustratie

Na de bouwvak start de implementatie van Metacom. “We hebben vijf werkgroepen gevormd en een technisch bedrijfskundige vrijgemaakt voor dit traject. Geen luxe, maar noodzaak. Je kunt dit niet ‘erbij’ doen. En als je wilt dat mensen tijd vrijmaken, moet je laten zien wat het hen oplevert.”

Volgens Scheltinga is die bereidheid er. “We zijn in acht jaar gegroeid van 80 naar 190 medewerkers. Dat vraagt om structuur. Nieuwe mensen moeten snel productief worden, dus processen moeten helder zijn. En voor zaken als nacalculatie en onderhanden werk is betrouwbare data essentieel. Daar is veel behoefte aan.”

Van vijf systemen naar één

De grootste winst zit volgens Scheltinga in integratie. “Voorheen werkten we met vijf toepassingen voor calculatie, planning, financiën, enzovoort. Nu gaan we naar één systeem. Iedereen werkt straks met dezelfde data, op dezelfde manier. Dat voorkomt fouten, versnelt processen en geeft overzicht.” Eerst worden de primaire processen aangepakt. Daarna volgen de ‘nice-to-haves’, zoals koppelingen met de machines of garagesystemen. “Maar eerst de basis op orde. Dat is ons uitgangspunt.”

Samenwerking in samenspraak

De samenwerking met VanMeijel bevalt goed. “Ze adviseren in plaats van klakkeloos uitvoeren. Soms zeggen ze: dat kan wel, maar dan moet je je proces iets aanpassen. En dat is prima. Zo houd je elkaar scherp.” Die houding past goed bij Elzinga. “Wij denken ook proactief mee met onze klanten. Dan is het prettig als je een softwarepartner hebt die datzelfde doet.”

Toekomstgericht bouwen

De voorbereidingen zijn getroffen. Elzinga staat aan de vooravond van een nieuwe fase, waarin verdere digitalisering moet bijdragen aan overzicht, structuur en samenhang. “We gaan de implementatie met zorg, draagvlak en volle focus aanvliegen, met ondersteuning van VanMeijel uiteraard”, zegt Scheltinga. “Digitalisering is voor ons geen doel op zich, maar een middel om als organisatie wendbaar te blijven. We hebben geleerd dat je eerst goed moet weten wat je écht nodig hebt. En als je dat eenmaal scherp hebt, kun je met de juiste partner grote stappen zetten.”