Van Geleuken Infra zet met Metacom van VanMeijel de volgende stap in digitalisering

Van Geleuken Infra, een familiebedrijf uit Limburg dat al 46 jaar actief is in de ondergrondse infrastructuur, zet in op verdere digitalisering. Sinds begin dit jaar werkt het bedrijf met Metacom, het ERP-systeem van VanMeijel Automatisering. Een noodzakelijke stap, aldus directeur Jac van Geleuken, die het bedrijf in 2011 overnam van zijn vader: “In de wereld van kabels en leidingen is efficiëntie cruciaal. We groeien hard, maar merkten dat onze oude systemen dat niet meer ondersteunden.”

Van onderaannemer naar hoofdaannemer

Van Geleuken Infra begon als onderaannemer, maar maakte in 2014 de omslag naar hoofdaannemerschap, waarbij het bedrijf in opdracht van grote energiebedrijven zoals Enexis en WML werkt. Met een nieuwe locatie in Maastricht speelt het bedrijf in op de toenemende vraag, gevoed door de energietransitie. “Dat vraagt om een forse schaalvergroting, zowel in personeel als materieel, maar ook in optimalisatie van processen”, zegt Jac.

Snelheid en efficiëntie

De energietransitie vraagt om een snelle en efficiënte aanleg en verzwaring van kabel- en leidingnetwerken, terwijl wetgeving en veiligheidsvoorschriften steeds complexer worden. Om goed voorbereid te zijn, richtte Jac in 2017 een eigen opleidingscentrum op. “Hier trainen we niet alleen ons eigen personeel, maar ook vakmensen van concullega’s en netbeheerders. Kennis delen is cruciaal om onze sector sterk en up-to-date te houden en ik wil daar met mijn bedrijf graag aan bijdragen.”

Van Excel naar ERP

Om de interne bedrijfsvoering te professionaliseren, stapte Van Geleuken Infra eind 2023 over op een ERP-systeem. “We waren er laat mee, maar beter laat dan nooit”, aldus Jac. De groei in personeel en toename van projecten vroeg om een schaalbare oplossing. De keuze viel op Metacom, mede in het kader van gestroomlijnde samenwerkingen met overige partijen, die vaak al met Metacom werken. 

Betere samenwerking 

Na een intensief voorbereidingstraject ging het bedrijf op 1 januari 2025 live met Metacom. “Zo’n overstap gaat nooit zonder slag of stoot”, erkent Jac. “Er was weerstand, niet tegen het systeem, maar tegen de verandering op zich. Onze organisatie was ook niet gewend om met dit soort systemen te werken. We zijn praktisch van Excel naar ERP gegaan. Dat kost niet alleen tijd en moeite, want je wil natuurlijk ook voorkomen dat mensen om het systeem heen gaan werken.” Inmiddels ziet Jac echt een positieve mindset: “Medewerkers zoeken vaker de samenwerking op. Ook vanuit ondersteunende afdelingen en tussen de mensen binnen en buiten. Metacom fungeert hierbij als verbindende schakel die mensen en processen bij elkaar brengt.” De verantwoordingen in de bedrijfsprocessen komen terug op de plek te liggen hoe dit oorspronkelijk en organisatorisch zou moeten.

Praktische voordelen

De implementatie omvat ook een verdergaande integratie en digitalisering van bijvoorbeeld de urenregistratie. Alles wordt nu direct digitaal in Metacom verwerkt, ondersteund via tablets in het veld en laptops. “Dat scheelt veel tijd en voorkomt vertraging en fouten. We zien nu al dat er minder rework nodig is en bijvoorbeeld het accorderen van inkoopfacturen, voorafgegaan door vastlegging van verplichtingen, verloopt ook veel sneller”, licht Jac toe. Ook de projectenmodule en het facturatieproces zijn geïntegreerd in Metacom, al blijft dat laatste nog wel een uitdaging. “Ons complexe afrekenproces was in Excel flexibel, maar zeer foutgevoelig en sterk afhankelijk van individuen. Metacom dwingt nu een min of meer vaste werkwijze af. Dat is wennen, maar vermindert fouten en optimaliseert de transparantie en efficiëntie, en geeft een veel betere weergave van de stappen in de processen. Ook zorgt het voor interne verschuivingen van taken en bevoegdheden die door de jaren heen scheefgegroeid waren. Zo verdient het systeem zichzelf op termijn terug.” Jac ziet zeker de voordelen van de nieuwe werkwijze. “Het systeem is een hulpmiddel, geen doel op zich. Het ondersteunt om efficiënter te werken.”

Van implementatie naar optimalisatie

De samenwerking met VanMeijel Automatisering speelde een belangrijke rol bij de implementatie. “In het begin was het zoeken, maar gaandeweg raakten de teams beter op elkaar ingespeeld”, zegt Jac. Met een kernteam bestaande uit verschillende disciplines – van uitvoering en werkvoorbereiding tot financiële en technische administratie – werden processen geanalyseerd en in Metacom ingericht. “We zijn bewust bezig geweest om draagvlak te creëren binnen de organisatie. Het systeem helpt, de vraag is hoe we het zo optimaal mogelijk kunnen benutten. We zitten nu op 85% van waar we willen zijn en leren nog elke dag bij. Ook het draagvlak en de acceptatie groeit nog elke dag.”

Een toekomstbestendige organisatie

Voor Van Geleuken Infra is de overstap naar Metacom een belangrijke stap vooruit. “Het was soms pittig, maar we zien ook de voordelen. Mensen zetten hun schouders eronder en helpen elkaar. Dat zegt veel over onze organisatie”, aldus Jac. 

Nu het systeem staat, ligt de focus op maximalisatie van rendement en efficiëntie. “Ik verwacht dat we straks volledig gewend zijn aan de manier van werken, en dat we optimaal profiteren van de betere samenwerking en structuur die Metacom met zich meebrengt.”